Leitfaden für Admins
Willkommen bei Calendly!
Wir haben ein paar einfache Schritte für Sie, den Unternehmens-Admin, zusammengestellt, um Calendly für Ihr Team einzurichten.
Schritt 1 – Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch
Jeder Benutzer in Ihrer Calendly-Organisation hat eine Buchungsseite. Dort buchen Eingeladene Zeit mit ihnen. Um allen Seiten ein einheitliches Erscheinungsbild zu geben und Ihre Marke zu stärken, können Sie ein Firmenlogo hochladen. Dieses Logo erscheint oben links auf jeder Buchungsseite.
So laden Sie Ihr Logo hoch
Um ein Firmenlogo hinzuzufügen, gehen Sie zum Admin Center > Branding-Seite.
Nach dem Hochladen können Sie das Logo auf alle Benutzer anwenden.
Schritt 2 – Integrationen verbinden
Auf der Integrationen & Apps-Seite sehen Sie viele Integrationen. Sortieren Sie nach Kategorie und Anwendungsfall, um die gewünschte Integration zu finden. Bei Integrationen, die Sie im Namen aller Benutzer in Ihrer Organisation installieren können, sehen Sie außerdem ein Admin-Label.
Calendly arbeitet mit vielen Tools wie Salesforce und Google Analytics. Die hier aufgeführten Integrationen wurden von uns entwickelt, aber einige Unternehmen haben eigene benutzerdefinierte Integrationen erstellt. Wenn Sie nicht finden, was Sie brauchen, versuchen Sie eine kurze Google-Suche, um herauszufinden, ob das gewünschte Tool eine eigene Calendly-Integration hat.
Wenn Sie keine finden, können Sie Zapier verwenden, ein No-Code-Tool, das Calendly mit Tausenden von Apps verbindet. Sehen Sie sich den Calendly + Zapier Leitfaden an, um mehr zu erfahren.
Salesforce
Verfügbar für: Teams- und Enterprise-Pläne
Wenn Sie Calendly mit Salesforce verbinden möchten, empfehlen wir, mit einem IT-Admin oder einem Salesforce-Admin zusammenzuarbeiten.
Hinweis: Mit dem installierten Salesforce-Paket sendet die Salesforce-Integration von Calendly automatisch Meeting-Daten an Salesforce, um Ihre Salesforce-Datensätze zu erstellen und zu aktualisieren, wenn Ihre eingeladenen Personen buchen, stornieren und umplanen.
Das standardmäßige Planungsverhalten ist vollständig anpassbar, sodass Ihr Salesforce-Admin das Standardverhalten anpassen kann, um sicherzustellen, dass Calendly mit Ihrer bevorzugten Salesforce-Konfiguration übereinstimmt.
Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich einige zusätzliche Salesforce-Ressourcen an:
- Calendly + Salesforce
- Wie Sie Calendly mit Salesforce integrieren
- Standardverhalten des Salesforce-Pakets
- Den Salesforce-Ablauf von Calendly anpassen
SAML Single Sign-on und SCIM-Provisioning
Verfügbar für: Enterprise-Pläne oder als Add-On für Teams-Pläne
Security Assertion Markup Language (SAML) Single Sign-on (SSO) ermöglicht Ihrem Team, sich mit den vorhandenen Anmeldedaten Ihres Unternehmens bei Calendly anzumelden. System für domänenübergreifendes Identitätsmanagement (SCIM) automatisiert die Erstellung und Entfernung von Benutzerkonten über Ihren Identitätsanbieter – den Dienst, der die Benutzeranmeldeinformationen Ihres Unternehmens verwaltet, wie Okta oder Azure AD.
Sie sehen einige Identitätsanbieter unter Sicherheit und Compliance auf der Integrations-Seite. Sie sehen auch eine allgemeine Single Sign-on-Option, falls Sie sich mit einem nicht aufgeführten Identitätsanbieter verbinden müssen. Wir empfehlen, für die Einrichtung mit einem IT-Admin zusammenzuarbeiten.
Verbinden Sie Ihren Identitätsanbieter im Namen Ihrer Mitglieder, damit sich alle mit ihren Unternehmensanmeldedaten anmelden können. Sobald Sie SAML SSO aktiviert haben, können Sie SCIM-Provisioning einrichten, um das On- und Offboarding von Mitgliedern zu vereinfachen.
Videokonferenzen
Calendly unterstützt:
Sie werden feststellen, dass auf diesen Kacheln kein Admin-Label vorhanden ist; das bedeutet, dass Ihre Benutzer ihre bevorzugten Videokonferenz-Tools jeweils in ihrem eigenen Konto auf der Integrations-Seite verbinden müssen. Senden Sie Ihrem Team gerne diesen Artikel zu Wie Sie mit Videokonferenzen planen.
Weitere beliebte Calendly-Integrationen
CRM
Recruiting-Software
Reporting
- Google Analytics
- Meta Pixel (ehemals Facebook Pixel)
- UTM-Parameter
- Webhooks
Schritt 3 – Erstellen Sie Gruppen für Ihr Team
Bevor Sie damit beginnen, Benutzer zu Ihrer Calendly-Organisation hinzuzufügen, können Sie Gruppen erstellen.
Gruppen sind eine einfache Möglichkeit für einen Admin, Benutzer zu verwalten und Gruppenaktivitäten nachzuverfolgen. Zum Beispiel können Sie Benutzer nach Abteilung, Team oder Standort organisieren.
Wie erstelle ich eine Gruppe?
Um eine Gruppe zu erstellen, rufen Sie Ihr Admin Center auf und wählen Sie Gruppen. Wählen Sie dort Neue Gruppe. Für detaillierte Schritte zur Einrichtung Ihrer Gruppe sehen Sie sich Wie man eine Gruppe erstellt oder löscht an.
Schritt 4 – Erstellen Sie verwaltete Ereignistypen für Ihr Team
Bevor Sie damit beginnen, Benutzer zu Ihrer Calendly-Organisation hinzuzufügen, können Sie verwaltete Ereignisse erstellen.
Verwaltete Ereignisse sind standardisierte Ereignistypen, die Sie Mitgliedern Ihrer Organisation zuweisen können. Wenn Ihre Benutzer dazu neigen, ähnliche Ereignisse zu veranstalten, wie Demo-Anrufe oder Beratungssitzungen, können verwaltete Ereignisse dazu beitragen, diese Ereignisse für alle Benutzer einheitlich zu gestalten.
Wie erstelle ich ein verwaltetes Ereignis?
Um ein verwaltetes Ereignis zu erstellen, rufen Sie Ihr Admin Center auf und wählen Sie Verwaltete Ereignisse. Wählen Sie dort Neues verwaltetes Ereignis. Für detaillierte Schritte zur Einrichtung Ihres verwalteten Ereignisses sehen Sie sich Wie man verwaltete Ereignisse erstellt und zuweist an.
Calendly unterstützt zwei Arten verwalteter Ereignisse:
- Einzelgespräch: ein Ereignis zwischen einem Teammitglied und einer eingeladenen Person
- Gruppe: ein Ereignis zwischen einem Teammitglied und vielen eingeladenen Personen
Bevor Sie Benutzer einladen, stellen Sie sicher, dass Sie mit der Einrichtung Ihrer verwalteten Ereignisse zufrieden sind. Hinweis: Obwohl wir empfehlen, zuerst ein verwaltetes Ereignis zu erstellen und dann Benutzer einzuladen, können Sie verwaltete Ereignisse auch auf bestehende Benutzer in Ihrem Konto anwenden.
Schritt 5 – Laden Sie Teammitglieder ein
Mit der Einrichtung Ihres Kontos sind Sie bereit, Benutzer hinzuzufügen!
Beachten Sie, dass, wenn Sie SCIM-Provisioning zum Hinzufügen von Benutzern verwenden möchten, Sie zuerst SAML, SSO und SCIM mit Ihrem IT-Admin konfigurieren müssen. Für weitere Details sehen Sie sich Eine Übersicht über SAML Single Sign-on für Ihre Organisation an.
Wie füge ich Benutzer hinzu?
Sie können jederzeit neue Benutzer über den Benutzer-Bereich Ihres Admin Center hinzufügen, indem Sie auf Benutzer einladen klicken.
Für Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern oder Plätzen sehen Sie sich Benutzer und Plätze hinzufügen oder entfernen an.
Wie kommuniziere ich die Änderung an mein Team?
Eingeladene Benutzer erhalten eine E-Mail-Einladung von notifications@calendly.com. Sobald sie die E-Mail-Einladung erfolgreich angenommen haben, werden sie zu Ihrer Calendly-Organisation hinzugefügt.
Um Ihre Benutzer vorzubereiten, können Sie gerne im Vorfeld eine E-Mail senden.
Hier ein Beispiel für eine E-Mail-Vorlage:
Betreff: Machen Sie sich bereit, Calendly beizutreten!
Nachricht: Wir freuen uns, dass Sie Calendly beitreten!
In Kürze erhalten Sie eine Einladung von notifications@calendly.com. Folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail-Einladung, um sich einzurichten. Sobald Sie diese Einladung angenommen haben, sind Sie Teil unserer Calendly-Organisation.
Um die Einrichtung Ihres Kontos abzuschließen und sich auf die Terminplanung vorzubereiten, sehen Sie sich diese wichtigen Schritte und zusätzlichen Ressourcen an:
- So verbinden Sie Ihren Kalender
- Wie Sie mit Videokonferenzen planen
- Wie Sie einen Ort für Ihr Meeting auswählen
- Legen Sie Ihre Verfügbarkeitszeiten fest
- Wie Sie Ihren Planungs-Link teilen
Wie verwalte ich ausstehende und aktive Benutzer?
Ausstehende Benutzer
Auf der Benutzer-Seite, unter Ausstehend, sehen Sie alle Benutzer, die ihre Einladungen zu Ihrer Organisation noch nicht angenommen haben. Sie können eine Einladung erneut senden, indem Sie die 
drei Punkte auswählen, aber wir empfehlen, mindestens einen Tag zu warten, bevor Sie dies tun.
Aktive Benutzer
Unter Aktiv sehen Sie alle Benutzer, die die Einladung zur Teilnahme an Ihrer Organisation bereits angenommen haben. Standardmäßig wird jede Person, die beitritt, als Benutzer aufgeführt, aber Sie können ihre Rolle ändern, indem Sie die drei Punkte auswählen und Rolle ändern.
Schritt 6 – Wählen Sie einen Plan und richten Sie die Abrechnung ein
Konto-Eigentümer & Admins können Ihr Calendly-Abonnement im Admin Center unter Abrechnung einrichten. Beim Aktualisieren Ihres Calendly-Abonnements gibt es einige wichtige Begriffe zu kennen:
- Plätze: Die Anzahl der Plätze in einem Calendly-Abonnement entspricht der Anzahl der Benutzer, die Sie einladen können, um Ihrer Organisation beizutreten.
- Benutzer: Benutzer sind die tatsächlichen Teammitglieder, die ein Calendly-Konto zur Planung von Meetings verwenden.
- Upgrade: Das aktuelle Abonnement auf einen höherstufigen Plan umstellen (z. B. Wechsel vom Free-Plan zum Teams-Plan).
- Downgrade: Das aktuelle Abonnement auf einen niedrigerstufigen Plan umstellen (z. B. Wechsel vom Teams-Plan zu einem Free-Plan).
Ihre Calendly-Abrechnung kann jährlich (einmal pro Jahr berechnet) oder monatlich (monatlich berechnet) eingerichtet werden. Abonnements verlängern sich automatisch, es sei denn, Sie wählen ein Downgrade.
Calendly berechnet pro Platz in Ihrer Organisation, unabhängig davon, ob der Platz von einem Benutzer belegt ist.
Zum Beispiel: Wenn Sie 5 Plätze und 4 aktive Benutzer haben, zahlen Sie für alle 5, unabhängig davon, ob sie besetzt sind oder nicht.
Um Ihre Benutzer und Plätze zu verwalten, sehen Sie sich Benutzer und Plätze hinzufügen oder entfernen an.
Nächste Schritte
Vielen Dank, dass Sie dabei waren! Calendly bietet viele zusätzliche Funktionen, von Meeting-Umfragen bis zu Weiterleitungsformularen. Wir freuen uns darauf, Ihre Fortschritte auf Ihrer Calendly-Reise zu sehen!