Guia de administrador da empresa
Bem-vindo ao Calendly!
Reunimos alguns passos simples para você, o Administrador da empresa, configurar o Calendly para sua equipe.
Passo 1 – Adicione o logotipo da sua empresa
Cada Usuário na sua organização Calendly tem uma página de agendamento. É nela que os Convidados reservam tempo com eles. Para dar a todas as páginas uma aparência consistente e reforçar sua marca, você pode enviar o logotipo da empresa. Esse logotipo aparece no canto superior esquerdo de cada página de agendamento.
Como enviar seu logotipo
Para adicionar o logotipo da empresa, vá para o Central do Administrador > Identidade visual página.
Depois de enviado, você pode aplicar o logotipo a todos os usuários.
Passo 2 – Conecte integrações
Na página de Integrações e apps, você verá muitas integrações. Filtre por categoria e caso de uso para encontrar a integração que procura. Você também verá uma etiqueta Administrador nas integrações que você pode instalar em nome de todos os usuários da sua organização.
O Calendly funciona com muitas ferramentas, como Salesforce e Google Analytics. As integrações listadas aqui são desenvolvidas por nós, mas algumas empresas criaram suas próprias integrações personalizadas. Se você não encontrar o que precisa, tente uma pesquisa rápida no Google para ver se a ferramenta desejada tem uma integração personalizada com o Calendly.
Se não encontrar, você pode usar o Zapier, uma ferramenta sem código que conecta o Calendly a milhares de apps. Confira o guia Calendly + Zapier para saber mais.
Salesforce
Disponível em: planos Teams e Enterprise
Se você quiser conectar o Calendly ao Salesforce, recomendamos trabalhar com um administrador de TI ou um administrador do Salesforce.
Observação: Com o pacote do Salesforce instalado, a integração do Calendly com o Salesforce envia automaticamente dados de reuniões para o Salesforce para criar e atualizar seus registros do Salesforce conforme seus Convidados reservam, cancelam e remarcarn.
O comportamento padrão de agendamento é totalmente personalizável, então seu administrador do Salesforce pode modificar o comportamento padrão para garantir que o Calendly esteja alinhado com sua configuração preferida do Salesforce.
Para saber mais, confira alguns recursos adicionais do Salesforce:
- Calendly + Salesforce
- Como integrar o Calendly com o Salesforce
- Comportamento padrão do pacote do Salesforce
- Personalize o fluxo do Calendly no Salesforce
SAML single sign-on e provisionamento SCIM
Disponível em: planos Enterprise ou como Extensão para planos Teams
O Security Assertion Markup Language (SAML) para Logon único (SSO) permite que sua equipe inicie sessão no Calendly usando as credenciais de login existentes da sua empresa. O provisionamento do Sistema para gerenciamento de identidades entre domínios (SCIM) automatiza a criação e remoção de contas de Usuário por meio do seu provedor de identidade — o serviço que gerencia as credenciais de usuário da sua empresa, como Okta ou Azure AD.
Você verá alguns provedores de identidade em Segurança e conformidade na página de Integrações. Você também verá uma opção geral de logon único se precisar conectar um provedor de identidade que não está listado. Recomendamos trabalhar com um administrador de TI para a configuração.
Conecte seu provedor de identidade em nome dos seus membros, para que todos possam iniciar sessão com as credenciais da empresa. Depois de ativar o SAML SSO, você pode optar por configurar o provisionamento SCIM, para facilitar o onboarding e off-boarding de membros.
Videoconferência
O Calendly oferece suporte a:
Você perceberá que não há uma etiqueta Administrador nesses blocos; isso significa que cada um dos seus Usuários precisará conectar suas próprias ferramentas de videoconferência preferidas a partir de sua própria conta na página de Integrações. Sinta-se à vontade para enviar à sua equipe este artigo sobre como agendar com videoconferência.
Outras integrações populares do Calendly
CRM
Software de recrutamento
Relatórios
- Google Analytics
- Meta Pixel (anteriormente Facebook Pixel)
- Parâmetros UTM
- Webhooks
Passo 3 – Crie grupos para sua equipe
Antes de começar a adicionar Usuários à sua organização Calendly, você pode criar Grupos.
Grupos são uma forma fácil para um administrador gerenciar Usuários e acompanhar a atividade do grupo. Por exemplo, você pode organizar Usuários por departamento, equipe ou localização.
Como eu crio um grupo?
Para criar um grupo, vá para sua Central do Administrador e selecione Grupos. A partir daí, selecione Novo grupo. Para passos detalhados sobre como configurar seu grupo, confira Como criar ou excluir um grupo.
Passo 4 – Crie tipos de evento gerenciados para sua equipe
Antes de começar a adicionar Usuários à sua organização Calendly, você pode criar eventos gerenciados.
Eventos gerenciados são tipos de evento padronizados que você pode atribuir aos membros da sua organização. Se seus Usuários costumam realizar eventos semelhantes, como chamadas de demonstração ou sessões de consultoria, os eventos gerenciados podem ajudar a manter esses eventos uniformes para todos os Usuários.
Como eu crio um evento gerenciado?
Para criar um evento gerenciado, vá para sua Central do Administrador e selecione Eventos gerenciados. A partir daí, selecione Novo evento gerenciado. Para passos detalhados sobre como configurar seu evento gerenciado, confira Como criar e atribuir Eventos gerenciados.
O Calendly oferece suporte a dois tipos de eventos gerenciados:
- Particular: um evento entre um membro da equipe e um Convidado
- Grupo: um evento entre um membro da equipe e vários Convidados
Antes de convidar Usuários, certifique-se de que está satisfeito com a configuração dos seus eventos gerenciados. Observação: Embora sugerimos primeiro criar um evento gerenciado e depois convidar Usuários, você ainda pode aplicar eventos gerenciados a quaisquer Usuários existentes na sua Conta.
Passo 5 – Convide colegas de equipe
Com sua Conta configurada, você está pronto para adicionar Usuários!
Observe que, se desejar usar o provisionamento SCIM para adicionar Usuários, primeiro será necessário configurar SAML (Logon único) e SCIM com seu administrador de TI. Para mais detalhes, confira Visão geral do Logon único SAML para sua organização.
Como adicionar Usuários?
Você pode adicionar novos Usuários a qualquer momento na seção Usuários do seu Central do Administrador clicando em Convidar Usuários.
Para instruções passo a passo sobre adicionar Usuários ou Assentos, veja Adicionar ou remover Usuários e Assentos.
Como comunico a mudança à minha equipe?
Usuários convidados receberão um convite por e-mail de notifications@calendly.com. Depois que aceitarem com sucesso o convite por e-mail, serão adicionados à sua organização Calendly.
Para preparar seus Usuários, sinta-se à vontade para enviar um e-mail antecipadamente.
Aqui está um modelo de e-mail de exemplo:
Assunto: Prepare-se para ingressar no Calendly!
Corpo: Estamos empolgados por você estar se juntando ao Calendly!
Em breve, você receberá um convite de notifications@calendly.com. Você pode seguir as instruções no convite por e-mail para concluir a configuração. Depois de aceitar este convite, você fará parte da nossa organização Calendly.
Para concluir a configuração da sua Conta e ficar pronto para agendar, confira estas etapas importantes e recursos adicionais:
- Como conectar sua Agenda
- Como agendar com videoconferência
- Como escolher o local da reunião
- Defina suas horas de Disponibilidade
- Como compartilhar seu link de agendamento
Como gerencio Usuários pendentes e ativos?
Usuários pendentes
Na página Usuários, em Pendente, você verá quaisquer Usuários que não tenham aceitado seus convites para sua organização. Você pode reenviar um convite selecionando o 
três pontos, mas recomendamos esperar pelo menos um dia antes de fazê-lo.
Usuários ativos
Em Ativos, você verá todos os Usuários que já aceitaram o convite para ingressar na sua organização. Por padrão, qualquer pessoa que entra é listada como Usuário, mas você pode alterar a função deles selecionando o três pontos e Alterar função.
Passo 6 – Escolha um plano e configure o faturamento
Proprietários da Conta e Administradores podem configurar sua assinatura do Calendly a partir da Central do Administrador em Faturamento. Ao atualizar sua assinatura do Calendly, há algumas palavras-chave a conhecer:
- Assentos: O número de assentos na sua assinatura do Calendly representa quantos Usuários você pode convidar para sua organização.
- Usuários: Usuários são os membros da equipe que usam uma Conta do Calendly para agendar reuniões.
- Upgrade: Mover a assinatura atual para um plano de nível superior (ex.: alterar do plano Free para o plano Teams).
- Downgrade: Mover a assinatura atual para um plano de nível inferior (ex.: alterar do plano Teams para um plano Free).
Seu faturamento do Calendly pode ser configurado anualmente (cobrado uma vez por ano) ou mensalmente (cobrado a cada mês). As assinaturas renovam automaticamente, a menos que você opte por fazer um downgrade.
A Calendly cobra por Assento na sua organização, esteja ele ocupado por um Usuário ou não.
Por exemplo, se você tiver 5 Assentos e 4 Usuários ativos, você pagará por todos os 5, estejam eles preenchidos ou não.
Para gerenciar seus Usuários e Assentos, confira Como adicionar ou remover Usuários e Assentos.
Próximos passos
Obrigado por acompanhar! O Calendly tem muitas funcionalidades adicionais, desde enquetes de reunião até Formulários de encaminhamento. Estamos ansiosos para ver seu progresso em sua jornada com o Calendly!