Guide de l'administrateur de l'entreprise
Bienvenue sur Calendly !
Nous avons rassemblé quelques étapes simples pour vous, l'administrateur de votre entreprise, afin de configurer Calendly pour votre équipe.
Étape 1 – Ajoutez le logo de votre entreprise
Chaque utilisateur de votre organisation Calendly dispose d'une page de réservation. C'est là que les invités réservent du temps avec eux. Pour donner à toutes les pages une apparence cohérente et renforcer votre marque, vous pouvez téléverser le logo de l'entreprise. Ce logo apparaît en haut à gauche de chaque page de réservation.
Comment importer votre logo
Pour ajouter le logo de l'entreprise, allez dans le Centre d'administration > la page Personnalisation.
Une fois importé, vous pouvez appliquer le logo à tous les utilisateurs.
Étape 2 – Connecter des intégrations
Sur la Page Intégrations et applications, vous verrez de nombreuses intégrations. Triez par catégorie et cas d'utilisation pour trouver l'intégration que vous recherchez. Vous verrez également un label Administrateur sur les intégrations que vous pouvez installer au nom de tous les utilisateurs de votre organisation.
Calendly fonctionne avec de nombreux outils, comme Salesforce et Google Analytics. Les intégrations listées ici sont développées par nous, mais certaines entreprises ont créé leurs propres intégrations personnalisées. Si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin, essayez une recherche rapide sur Google pour vérifier si l'outil que vous souhaitez possède une intégration Calendly personnalisée.
Si vous n'en trouvez pas, vous pouvez utiliser Zapier, un outil sans code qui connecte Calendly à des milliers d'applications. Consultez le guide Calendly + Zapier pour en savoir plus.
Salesforce
Disponible sur : plans Teams et Enterprise
Si vous souhaitez connecter Calendly à Salesforce, nous vous recommandons de travailler avec un administrateur informatique ou un administrateur Salesforce.
Remarque : Avec le package Salesforce installé, l'intégration Calendly pour Salesforce envoie automatiquement les données de réunion vers Salesforce pour créer et mettre à jour vos enregistrements Salesforce lorsque vos invités réservent, annulent ou replanifient.
Le comportement de planification prêt à l'emploi est entièrement personnalisable, votre administrateur Salesforce peut donc modifier le comportement par défaut afin que Calendly s'aligne sur votre configuration Salesforce préférée.
Pour en savoir plus, consultez quelques ressources supplémentaires sur Salesforce :
- Calendly + Salesforce
- Comment intégrer Calendly à Salesforce
- Comportement par défaut du package Salesforce
- Personnaliser le flux Calendly pour Salesforce
SAML (Authentification unique) et provisionnement SCIM
Disponible sur : plans Enterprise ou en tant qu'option pour les plans Teams
Security Assertion Markup Language (SAML) Single Sign-On (SSO) permet à votre équipe de se connecter à Calendly en utilisant les identifiants de connexion existants de votre entreprise. Le provisionnement System for Cross-domain Identity Management (SCIM) automatise la création et la suppression des comptes utilisateurs via votre fournisseur d'identité — le service qui gère les identifiants de vos collaborateurs, comme Okta ou Azure AD.
Vous verrez quelques fournisseurs d'identité sous Sécurité et conformité sur la page Intégrations. Vous verrez également une option générale d'authentification unique si vous devez vous connecter à un fournisseur d'identité qui n'est pas répertorié. Nous recommandons de travailler avec un administrateur informatique pour la configuration.
Connectez votre fournisseur d'identité au nom de vos membres, afin que tout le monde puisse se connecter avec ses identifiants d'entreprise. Une fois que vous avez activé SAML SSO, vous pouvez choisir de configurer le provisionnement SCIM, pour faciliter l'intégration et la désactivation des membres.
Vidéoconférence
Calendly prend en charge :
Vous remarquerez qu'il n'y a pas d'étiquette Administrateur sur ces vignettes, cela signifie que vos utilisateurs devront chacun connecter leurs outils de vidéoconférence préférés depuis la page Intégrations de leur propre compte Integrations page. N'hésitez pas à envoyer à votre équipe cet article sur comment planifier avec la vidéoconférence.
Autres intégrations populaires de Calendly
CRM
Logiciel de recrutement
Reporting
- Google Analytics
- Meta Pixel (anciennement Facebook Pixel)
- Paramètres UTM
- Webhooks
Étape 3 – Créez des groupes pour votre équipe
Avant d'ajouter des utilisateurs à votre organisation Calendly, vous pouvez créer des groupes.
Les groupes sont un moyen simple pour un administrateur de gérer les utilisateurs et de suivre l'activité du groupe. Par exemple, vous pouvez organiser les utilisateurs par département, équipe ou emplacement.
Comment créer un groupe ?
Pour créer un groupe, rendez-vous dans votre Centre d'administration et sélectionnez Groupes. À partir de là, sélectionnez Nouveau groupe. Pour des étapes détaillées sur la configuration de votre groupe, consultez Comment créer ou supprimer un groupe.
Étape 4 – Créez des types d'événements gérés pour votre équipe
Avant d'ajouter des utilisateurs à votre organisation Calendly, vous pouvez créer des événements gérés.
Les événements gérés sont des types d'événements standardisés que vous pouvez attribuer aux membres de votre organisation. Si vos utilisateurs ont tendance à animer des événements similaires, comme des appels de démonstration ou des sessions de conseil, les événements gérés peuvent aider à uniformiser ces événements pour tous les utilisateurs.
Comment créer un événement géré ?
Pour créer un événement géré, rendez-vous dans votre Centre d'administration et sélectionnez Événements gérés. À partir de là, sélectionnez Nouvel événement géré. Pour des étapes détaillées sur la création de votre événement géré, consultez Comment créer et assigner des événements gérés.
Calendly prend en charge deux types d'événements gérés :
- En privé : un événement entre un membre de l'équipe et un invité
- Groupe : un événement entre un membre de l'équipe et plusieurs invités
Avant d'inviter des utilisateurs, assurez-vous que la configuration de vos événements gérés vous convient. Remarque : Bien que nous suggérions de créer d'abord un événement géré puis d'inviter des utilisateurs, vous pouvez toujours appliquer des événements gérés à des utilisateurs existants de votre Compte.
Étape 5 – Invitez des membres de l'équipe
Une fois votre Compte configuré, vous êtes prêt à ajouter des utilisateurs !
Notez que si vous souhaitez utiliser le provisionnement SCIM pour ajouter des utilisateurs, vous devrez d'abord configurer SAML, SSO et SCIM avec votre administrateur informatique. Pour plus de détails, consultez un aperçu de l'Authentification unique SAML pour votre organisation.
Comment ajouter des utilisateurs ?
Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs à tout moment depuis la section Utilisateurs de votre Centre d'administration en cliquant sur Inviter des utilisateurs.
Pour des instructions pas à pas sur l'ajout d'utilisateurs ou de sièges, consultez Ajouter ou supprimer des utilisateurs et des sièges.
Comment communiquer le changement à mon équipe ?
Les utilisateurs invités recevront une invitation par e-mail de notifications@calendly.com. Une fois qu'ils auront accepté l'invitation par e-mail, ils seront ajoutés à votre organisation Calendly.
Pour préparer vos utilisateurs, n'hésitez pas à envoyer un e-mail à l'avance.
Voici un exemple de modèle d'e-mail :
Objet: Préparez-vous à rejoindre Calendly !
Corps: Nous sommes ravis que vous rejoigniez Calendly !
Sous peu, vous recevrez une invitation de notifications@calendly.com. Vous pouvez suivre les instructions dans l'invitation par e-mail pour vous configurer. Une fois que vous aurez accepté cette invitation, vous ferez partie de notre organisation Calendly.
Pour finaliser la configuration de votre Compte et vous préparer à la planification, consultez ces étapes importantes et ressources supplémentaires :
- Comment connecter votre calendrier
- Comment planifier avec la vidéoconférence
- Comment choisir l'emplacement de votre réunion
- Définir vos heures de disponibilité
- Comment partager votre lien de planification
Comment gérer les utilisateurs en attente et actifs ?
Utilisateurs en attente
Sur la page Utilisateurs, sous En attente, vous verrez tous les utilisateurs qui n'ont pas accepté leurs invitations à rejoindre votre organisation. Vous pouvez renvoyer une invitation en sélectionnant le 
trois points, mais nous recommandons d'attendre au moins un jour avant de le faire.
Utilisateurs actifs
Sous Actifs, vous verrez tous les utilisateurs qui ont déjà accepté l'invitation à rejoindre votre organisation. Par défaut, toute personne qui rejoint est listée comme utilisateur mais vous pouvez changer leur rôle en sélectionnant le trois points et Modifier le rôle.
Étape 6 – Choisissez un plan et configurez la facturation
Les propriétaires de Compte et les administrateurs peuvent configurer votre abonnement Calendly depuis votre Centre d'administration sous Facturation. Lors de la mise à jour de votre abonnement Calendly, il y a quelques mots clés à connaître :
- Sièges : Le nombre de sièges dont vous disposez sur un abonnement Calendly correspond au nombre d'utilisateurs que vous pouvez inviter à rejoindre le Compte de votre organisation.
- Utilisateurs : Les utilisateurs sont les membres de l'équipe qui utilisent un Compte Calendly pour planifier des réunions.
- Passer à un forfait supérieur : Déplacer l'abonnement actuel vers un plan d'un niveau supérieur (ex. passer du plan Free au plan Teams).
- Passer à un forfait inférieur : Déplacer l'abonnement actuel vers un plan d'un niveau inférieur (ex. passer du plan Teams à un plan Free).
La facturation Calendly peut être configurée annuellement (facturée une fois par an) ou mensuellement (facturée chaque mois). Les abonnements se renouvellent automatiquement sauf si vous choisissez de passer à un forfait inférieur.
Calendly facture par siège dans votre organisation, que le siège soit occupé ou non par un utilisateur.
Par exemple, si vous avez 5 sièges et 4 utilisateurs actifs, vous paierez pour les 5, qu'ils soient occupés ou non.
Pour gérer vos utilisateurs et vos sièges, consultez Ajouter ou supprimer des utilisateurs et des sièges.
Étapes suivantes
Merci d'avoir suivi ! Calendly offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, des sondages de disponibilité aux formulaires d'acheminement. Nous avons hâte de voir vos progrès dans votre parcours Calendly !