Comment planifier avec Callie par e-mail

Callie est l'assistant IA de Calendly. Ajoutez Callie à un e-mail pour trouver rapidement un horaire de réunion. Vous n'avez pas besoin d'utiliser de formats ou de modèles spéciaux. Écrivez simplement naturellement, comme vous parleriez à un véritable assistant.

Avant de commencer

Callie fonctionne avec le compte e-mail que vous utilisez pour la Connexion à Calendly. Envoyez depuis cet e-mail afin que Callie vous reconnaisse et vous réponde. Cela signifie :

• Les boîtes mail partagées ne fonctionneront pas avec Callie
• Vous devrez envoyer depuis le même e-mail à chaque fois

Vous aurez besoin :

• D'un Compte Calendly avec un type d'événement en privé configuré
• Des paramètres du Type d'événement par défaut configurés (Callie les utilise lorsque vous ne précisez pas d'autres détails)

Callie vs. un lien de planification

Callie et les liens de planification vous font tous deux gagner du temps. Choisissez en fonction de votre situation.

Callie fonctionne mieux pour les réunions en privé lorsque vous envoyez un e-mail à votre invité, et les liens de planification fonctionnent mieux pour les réunions avec plusieurs organisateurs, la planification de groupe ou la coordination d'équipe.

Planifier avec Callie par e-mail

Pour planifier avec Callie par e-mail, ajoutez Callie à votre fil de discussion e-mail et décrivez ce dont vous avez besoin. Callie répond avec vos horaires disponibles. Votre invité sélectionne un horaire et Callie planifie la réunion.

Étape 1 – Ajouter Callie à un e-mail

Ouvrez un nouvel e-mail ou répondez à un message existant. Dans le champ À ou CC de la barre d'adresse, ajoutez callie@calendly.com. Callie ne fonctionne pas dans le champ CCI.

Étape 2 – Dire à Callie ce dont vous avez besoin

Rédigez votre message naturellement. Callie comprend de nombreuses façons de demander une réunion :

• « Pouvons-nous trouver 30 minutes la semaine prochaine ? »
• « Trouvons un créneau jeudi ou vendredi après-midi »
• « Planifie un appel avant la fin du mois »

Vous n'avez pas besoin d'être précis. Callie utilise vos paramètres de réunion par défaut si vous ne dites pas le contraire.

Étape 3 – Ajouter des détails si vous le souhaitez (facultatif)

Vous pouvez inclure des informations supplémentaires pour rendre la réunion plus précise :

Si vous n'ajoutez pas ces détails, Callie utilise vos paramètres par défaut.

Étape 4 – Envoyer votre e-mail

Callie répond en moins d'une minute avec des horaires disponibles. Vous verrez jusqu'à 3 jours de disponibilités, avec jusqu'à 5 créneaux horaires chaque jour. Les horaires sont basés sur votre calendrier et vos préférences.

Étape 5 – Examiner et sélectionner un horaire

Callie envoie les options disponibles à votre destinataire. Si vous et la personne avec qui vous allez vous réunir utilisez Calendly, les horaires où vous êtes tous les deux libres affichent un point vert.

S'ils ont besoin de plus d'options, un lien permet de voir des horaires supplémentaires.

Si votre Type d'événement pose des questions de réservation, ils devront sélectionner le lien pour y répondre avant de confirmer.

Étape 6 – Confirmer la réunion

Une fois que votre destinataire choisit un horaire, Callie envoie l'invitation à tout le monde. La réunion apparaît immédiatement dans vos calendriers.

Modifier les détails d'une réunion unique

Vous n'avez pas besoin de mettre à jour les paramètres de votre Type d'événement pour modifier une seule réunion. Dites-le simplement à Callie dans votre e-mail :

• « Fais-en un appel de 15 minutes »
• « Passe celui-ci sur Google Meet »
• « Partage des horaires pour mardi ou mercredi soir, de 18 h à 21 h »
• « Affiche les disponibilités ce samedi matin »

Callie demande votre approbation avant d'effectuer des modifications. Rien n'est mis à jour sans votre confirmation.

Ce qui se passe après la réservation

Une fois que Callie réserve votre réunion, le fil de discussion e-mail reste ouvert. La personne avec qui vous allez vous réunir peut répondre pour reprogrammer ou demander des changements à tout moment.

Ce que votre invité voit

La personne avec qui vous allez vous réunir reçoit un message clair indiquant que Callie est un assistant IA, et non une personne. Elle voit :

• Les horaires disponibles listés dans l'e-mail
• Un point vert à côté des horaires où vous êtes tous les deux libres (si vous utilisez tous les deux Calendly)
• Des options pour :
• Répondre avec l'horaire de son choix
• Sélectionner un horaire parmi les options affichées
• Sélectionner un lien pour voir plus d'horaires disponibles

Avant de confirmer, elle répondra aux éventuelles questions de réservation et fournira un numéro de téléphone si votre Type d'événement l'exige.

Fonctionnalités avancées

Afficher les horaires dans le fuseau horaire de votre invité

Si la personne avec qui vous allez vous réunir a déjà utilisé Calendly, Callie peut déjà connaître son fuseau horaire. Callie peut afficher automatiquement les horaires dans son heure locale.

Vous pouvez aussi le demander directement : « Partage les horaires avec Julia en heure de Pékin. »

Voir les disponibilités mutuelles en un coup d'œil

Si la personne avec qui vous allez vous réunir utilise également Calendly, Callie le détecte. Les horaires où vous êtes tous les deux libres affichent un point vert dans l'e-mail.

Vous pouvez désactiver cette option dans vos paramètres Callie si vous préférez.

Réserver une réunion instantanément

Si vous savez déjà quand vous voulez vous réunir, demandez à Callie de la réserver immédiatement :

« Callie, réserve une réunion avec Julia mercredi prochain à 17 h. »

Callie envoie des invitations à vous deux. Vos calendriers se mettent à jour immédiatement.

Où puis-je partager mon avis ?

Cliquez sur « Signaler un problème » ou « Donner un avis » en bas de tout e-mail généré par Callie.