So planen Sie per E-Mail mit Callie

Callie ist der KI-Assistent von Calendly. Fügen Sie Callie einer E-Mail hinzu, um schnell einen Meeting-Termin zu finden. Sie müssen keine speziellen Formate oder Vorlagen verwenden. Schreiben Sie einfach natürlich, so wie Sie mit einem echten Assistenten sprechen würden.

Bevor Sie beginnen

Callie funktioniert mit dem E-Mail-Konto, das Sie für die Anmeldung bei Calendly verwenden. Senden Sie von dieser E-Mail, damit Callie Sie erkennt und Ihnen antwortet. Das bedeutet:

• Geteilte Postfächer funktionieren mit Callie nicht
• Sie müssen jedes Mal von derselben E-Mail senden

Sie benötigen:

• Ein Calendly-Konto mit einem eingerichteten Einzelgesprächs-Ereignistyp
• Standard-Ereignistyp-Einstellungen konfiguriert (Callie verwendet diese, wenn Sie keine anderen Details angeben)

Callie vs. ein Planungs-Link

Sowohl Callie als auch Planungs-Links sparen Ihnen Zeit. Wählen Sie je nach Situation.

Callie eignet sich am besten für Einzelgespräche, wenn Sie Ihrer eingeladenen Person per E-Mail schreiben, und Planungs-Links eignen sich am besten für Meetings mit mehreren Gastgebern, Gruppenterminplanung oder Teamkoordination.

Mit Callie per E-Mail planen

Um mit Callie per E-Mail zu planen, fügen Sie Callie zu Ihrem E-Mail-Thread hinzu und beschreiben Sie, was Sie brauchen. Callie antwortet mit Ihren verfügbaren Zeiten. Ihre eingeladene Person wählt eine Zeit aus, und Callie plant das Meeting.

Schritt 1 – Callie zu einer E-Mail hinzufügen

Öffnen Sie eine neue E-Mail oder antworten Sie auf eine bestehende Nachricht. Fügen Sie im Feld An oder CC der Adressleiste callie@calendly.com hinzu. Callie funktioniert nicht im BCC-Feld.

Schritt 2 – Sagen Sie Callie, was Sie brauchen

Schreiben Sie Ihre Nachricht ganz natürlich. Callie versteht viele Arten, nach einem Meeting zu fragen:

• „Können wir nächste Woche 30 Minuten finden?“
• „Hast du am Donnerstagnachmittag oder Freitag Zeit?“
• „Plane einen Anruf vor Ende des Monats“

Sie müssen nicht sehr konkret sein. Callie verwendet Ihre Standard-Meeting-Einstellungen, wenn Sie nichts anderes angeben.

Schritt 3 – Details hinzufügen, wenn Sie möchten (optional)

Sie können zusätzliche Informationen angeben, um das Meeting genauer festzulegen:

Wenn Sie diese Details nicht hinzufügen, verwendet Callie Ihre Standardeinstellungen.

Schritt 4 – Senden Sie Ihre E-Mail

Callie antwortet innerhalb von 1 Minute mit verfügbaren Zeiten. Sie sehen bis zu 3 Tage Verfügbarkeit, mit bis zu 5 Zeitfenstern pro Tag. Die Zeiten basieren auf Ihrem Kalender und Ihren Präferenzen.

Schritt 5 – Prüfen und eine Zeit auswählen

Callie sendet verfügbare Optionen an den E-Mail-Empfänger. Wenn sowohl Sie als auch die Person, mit der Sie sich treffen, Calendly verwenden, werden Zeiten, in denen Sie beide frei sind, mit einem grünen Punkt angezeigt.

Wenn weitere Optionen benötigt werden, gibt es einen Link, um zusätzliche Zeiten anzusehen.

Wenn Ihr Ereignistyp Buchungsfragen stellt, müssen sie den Link auswählen, um diese zu beantworten, bevor sie bestätigen.

Schritt 6 – Das Meeting bestätigen

Sobald Ihr Empfänger eine Zeit auswählt, sendet Callie die Meeting-Einladung an alle. Das Meeting erscheint sofort in Ihren Kalendern.

Details für ein einzelnes Meeting ändern

Sie müssen Ihre Ereignistyp-Einstellungen nicht aktualisieren, um ein einzelnes Meeting zu ändern. Sagen Sie Callie einfach in Ihrer E-Mail:

• „Mach daraus einen 15-minütiges Meeting-Anruf“
• „Stell dieses auf Google Meet um“
• „Teile Zeiten für Dienstag- oder Mittwochabend, 18 bis 21 Uhr“
• „Zeig die Verfügbarkeit an diesem Samstagvormittag“

Callie bittet um Ihre Zustimmung, bevor Änderungen vorgenommen werden. Ohne Ihre Bestätigung wird nichts aktualisiert.

Was passiert nach der Buchung

Sobald Callie Ihr Meeting gebucht hat, bleibt der E-Mail-Thread offen. Die Person, mit der Sie sich treffen, kann jederzeit antworten, um umzubuchen oder Änderungen anzufragen.

Was Ihre eingeladene Person sieht

Die Person, mit der Sie sich treffen, erhält eine klare Nachricht, dass Callie ein KI-Assistent ist, keine Person. Sie sieht:

• Verfügbare Zeiten in der E-Mail aufgelistet
• Einen grünen Punkt neben Zeiten, in denen Sie beide frei sind (wenn Sie beide Calendly verwenden)
• Optionen zum:
• Antworten mit ihrer bevorzugten Zeit
• Auswählen einer Zeit aus den angezeigten Optionen
• Auswählen eines Links, um mehr verfügbare Zeiten anzuzeigen

Vor dem Bestätigen beantworten sie alle Buchungsfragen und geben eine Telefonnummer an, falls Ihr Ereignistyp eine verlangt.

Erweiterte Funktionen

Zeiten in der Zeitzone Ihrer eingeladenen Person anzeigen

Wenn die Person, mit der Sie sich treffen, Calendly bereits verwendet hat, kennt Callie möglicherweise bereits deren Zeitzone. Callie kann Zeiten automatisch in deren lokaler Zeit anzeigen.

Sie können dies auch direkt anfordern: „Teile Zeiten mit Julia in Pekinger Zeit.“

Gegenseitige Verfügbarkeit auf einen Blick sehen

Wenn die Person, mit der Sie sich treffen, ebenfalls Calendly verwendet, erkennt Callie das. Zeiten, in denen Sie beide frei sind, werden in der E-Mail mit einem grünen Punkt angezeigt.

Sie können dies in Ihren Callie settings deaktivieren, wenn Sie möchten.

Ein Meeting sofort buchen

Wenn Sie bereits wissen, wann Sie sich treffen möchten, bitten Sie Callie, es sofort zu buchen:

„Callie, buche ein Meeting mit Julia nächsten Mittwoch um 17 Uhr.“

Callie sendet Einladungen an Sie beide. Ihre Kalender werden sofort aktualisiert.

Wo kann ich Feedback geben?

Klicken Sie unten in jeder von Callie generierten E-Mail auf „Report an Issue“ oder „Give Feedback“.