Comment synchroniser des invités supplémentaires et des coorganisateurs de réunion avec Salesforce

Calendly peut automatiquement ajouter des invités de réunion et des coorganisateurs à Salesforce. Cela permet de garder vos enregistrements d'événements à jour avec tous les participants pour un suivi et une gestion plus faciles.

Comment cela fonctionne

Calendly envoie les données de réunion à Salesforce lorsque quelqu'un planifie ou annule une réunion.

Salesforce crée un enregistrement d'événement CalendlyAction. Ensuite, le flux CreateEventTemplate utilise deux flux intégrés :

• Créer un modèle de participant à l'événement
• Créer un modèle d'événement

Ces flux vérifient les invités ou les coorganisateurs et les ajoutent à l'événement.

Ce qui se passe par défaut

• Calendly recherche un lead ou un contact correspondant à l'aide de l'adresse e-mail de l'utilisateur. S'il en trouve un, cette personne est ajoutée en tant que participant.
• Pour les coorganisateurs dans les réunions Collectif, Calendly recherche un utilisateur Salesforce avec le même e-mail. S'il trouve une correspondance, le coorganisateur est ajouté à l'événement.

Vous pouvez personnaliser ces flux pour utiliser d'autres objets Salesforce si nécessaire.

Avant de commencer

• Vous avez besoin de la version 2.5 ou supérieure du package pour synchroniser les invités et les co-organisateurs.
• Vous ne savez pas quelle version vous avez ? Accédez à votre page d'intégrations Salesforce pour vérifier.

Configurer la synchronisation des invités et des organisateurs

Étape 1 - Mettez à niveau votre package Salesforce

• Si vous utilisez la version 1 (package non géré), suivez cet article pour passer à la version 2.
• Si vous avez déjà la version 2 ou une version supérieure, accédez à votre page des intégrations Salesforce et sélectionnez la bannière de mise à niveau.

Étape 2 - Activez le flux CreateEventTemplate

1. Dans Salesforce, ouvrez votre liste des flux.
2. Trouvez le flux CreateEventTemplate.
3. Sélectionnez Enregistrer sous dans le coin supérieur droit.
4. Saisissez un nom pour votre nouveau flux.
5. Sélectionnez Enregistrer.
6. Retournez à votre liste de flux et trouvez le nouveau flux.
7. Ouvrez-le et sélectionnez Activer.

Ajoutez le champ Participants à la mise en page de l'événement

Salesforce n'affiche pas le champ Participants par défaut. Suivez les étapes suivantes pour l'ajouter :

1. Dans Salesforce, sélectionnez le Lanceur d'applications (icône grille) et recherchez le Gestionnaire d'objets.
2. Sélectionnez Événement.
3. Dans la barre latérale, sélectionnez Modèles de page.
4. Recherchez la disposition que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier.
5. En haut, ouvrez la section Champs.
6. Faites glisser le champ Participants sur la disposition.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Afficher les participants dans un enregistrement de réunion

1. Dans Salesforce, utilisez la barre de recherche mondiale pour trouver un contact.
2. Sur la page du contact, accédez à la section ou à l'onglet Activité.
3. Trouvez l'événement que vous souhaitez afficher.
4. Sélectionnez le titre de l'événement ou Afficher les détails.
5. Si le champ Participants est sur la disposition, vous verrez toutes les personnes qui ont rejoint la réunion.