Comment passer votre package Salesforce Calendly à la version 2

Découvrez comment passer à un forfait supérieur votre package Calendly Salesforce de la version 1 à la version 2 tout en conservant toutes les personnalisations éventuelles que vous avez effectuées.

Si vous téléchargez le package Salesforce pour la première fois, vous pouvez ignorer cet article et suivre les étapes dans Comment installer le package Calendly dans Salesforce pour télécharger la version 2 par défaut.

Améliorations de la version 2

Package géré

La version 1 (v1) n’est pas gérée, mais la version 2 (v2) est gérée. Avec les packages gérés, vous pouvez effectuer une mise à jour sans devoir désinstaller et réinstaller.

Si vous ne savez pas quelle version vous utilisez, consultez votre page d’intégration Salesforce pour confirmer.

Plus de données dans Salesforce

La version 2 (v2) capture davantage d’informations sur vos événements Calendly. Avec un package Salesforce mis à jour, vous pouvez afficher :

• l’emplacement de la réunion
• les réunions reprogrammées
• les 10 questions personnalisées et toutes les réponses
• le statut d’absence

Processus supprimé

La version 2 (v2) n’inclut pas le processus OnCalendlyActionCreated, vous n’aurez donc pas besoin de Process Builder. Vous pouvez désormais ajouter une logique conditionnelle directement dans les flux Calendly.

Conserver les personnalisations apportées à la version 1

Les modifications que vous avez apportées à la version 1 du package Calendly par défaut ne seront pas automatiquement transférées vers la version 2. Avant de passer à une version supérieure, vérifiez les flux et processus personnalisés dans votre instance Salesforce.

• Vous pouvez vérifier si vous avez des personnalisations en suivant les étapes dans Comment vérifier les personnalisations que vous avez apportées dans Salesforce.

Si vous avez des personnalisations existantes, faites-en une liste ou prenez des captures d’écran de ces personnalisations avant de désinstaller, afin de pouvoir les réappliquer. Vous voudrez les reconstruire dans votre environnement sandbox v2 avant de les ajouter en production.

• Consultez Comment passer à la version 2 (avec des personnalisations) pour connaître les étapes à suivre.
• Si vous n’avez aucune personnalisation existante, passez à la section Comment passer à la version 2 (sans personnalisations).

Vérifier les personnalisations apportées à la version 1

1. Connectez-vous à Salesforce.
2. Pour vérifier si vous avez personnalisé des flux, accédez à Flows.
3. Pour le flux CreateEvent , sélectionnez View Details and Versions. Comparez votre version existante à la version par défaut du package. Consultez le tableau ci-dessous pour connaître les numéros de version par défaut. Si votre version active est un numéro qui n’est pas le numéro de version par défaut, cela signifie que vous avez personnalisé vos flux.
   Note : Si vous avez des flux personnalisés, affichez-les en production et prenez des captures d’écran. Vous ajouterez ces personnalisations lors de la procédure Comment passer à la version 2 (avec des personnalisations).
4. Pour vérifier si vous avez personnalisé des processus, accédez au Process Builder. Pour le processus OnCalendlyActionCreated, sélectionnez la flèche à côté pour développer les détails. Si vous avez une version active autre que la version 3, cela signifie que vous avez personnalisé le processus. Consultez le tableau ci-dessous pour connaître les numéros de version par défaut.
   Note : Si vous avez un processus personnalisé, consultez les détails du processus actif en production afin de comprendre la logique conditionnelle qui se déclenche lorsqu’un flux s’exécute. Prenez une capture d’écran de toutes les personnalisations. Comme il n’y a pas de process builder dans v2, vous ajouterez ces personnalisations directement aux flux v2 lors de la procédure Comment passer à la version 2 (avec des personnalisations).

Avant de désinstaller le package v1

Avant de suivre l’un ou l’autre parcours de mise à niveau, passez en revue ce qui se passe lorsque vous désinstallez le package v1 :

• Lorsque vous désinstallez le package Calendly Salesforce v1, tous les enregistrements CalendlyAction sont définitivement supprimés.
• Les enregistrements Salesforce standard créés à partir de ces actions (comme les Events, Leads et Contacts) ne sont pas affectés et resteront dans votre Compte Salesforce.
• La plupart des utilisateurs n’ont pas besoin de conserver les enregistrements CalendlyAction. Cependant, si vous vous en servez pour les rapports, exportez ces données avant de désinstaller le package.
• Vous pouvez exporter des données à l’aide d’un outil comme Salesforce Data Loader.

Passer à la version 2 (sans personnalisations)

Suivez ces étapes si…

• vous utilisez déjà la version 1 du package Salesforce
• vous avez accès à la version 2 (vous verrez une bannière de mise à niveau sur votre page d’intégration Salesforce)
• et vous n’avez pas apporté de personnalisations à votre package Salesforce

1. Depuis votre page d’intégration Salesforce, sélectionnez disconnect. Note : il est préférable de déconnecter pendant une « heure creuse » afin de limiter les interruptions dans Salesforce.
2. Dans Salesforce, désinstallez le package v1.
   Recherchez Installed Packages, puis sélectionnez Uninstall à côté du package Calendly. Si vous êtes invité à deactivate des flux ou des processus, faites-le.
• Plus de détails et bonnes pratiques de Salesforce sur la désinstallation d’un package.
• Une fois v1 désinstallée, vos flux actuels, personnalisations et processus seront supprimés.
3. Dans Calendly, sélectionnez Integrate Now. Saisissez vos identifiants Salesforce, puis sélectionnez Log In.
4. Sélectionnez allow l’accès.
5. Sélectionnez Install the Calendly package, puis sélectionnez Install for All Users. Sélectionnez done.
6. Une fois le package installé, retournez dans Calendly et sélectionnez refresh pour finaliser la connexion entre Calendly et Salesforce.
   
7. Votre page d’intégration Salesforce doit indiquer la version 2.x.

Passer à la version 2 (avec personnalisations)

Suivez ces étapes si…

• vous utilisez déjà la version 1 du package Salesforce
• vous avez accès à la version 2 (vous verrez une bannière de mise à niveau sur votre page d’intégration Salesforce)
• vous avez accès à un environnement sandbox Salesforce et à un environnement de production
• vous avez apporté des personnalisations importantes à votre package Salesforce, et il est crucial de maintenir une connexion Salesforce à Calendly tout en personnalisant la version 2

Étape 1 – Configurer votre environnement sandbox Salesforce

Afin de minimiser le temps d’arrêt pendant le processus de migration, configurez votre environnement sandbox avant de déconnecter votre instance de production de Calendly.

1. Dans Salesforce, créez un nouvel environnement sandbox, ou utilisez-en un existant qui n’a pas de package Calendly installé. Si vous utilisez un sandbox existant, actualisez-le avec les dernières données de production avant de continuer.

Étape 2 – Dans Calendly, déconnecter votre Compte Salesforce et connecter votre environnement sandbox

1. Dans Calendly, accédez à la page d’intégration Salesforce. Sélectionnez disconnect.
2. Dans Calendly, sélectionnez Connect to Sandbox.
3. Saisissez vos identifiants sandbox et téléchargez le nouveau package Calendly dans votre environnement sandbox.
4. Une fois connecté, sélectionnez refresh page. La page doit indiquer la version 2.x.

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour connecter votre environnement sandbox, consultez ici les instructions.

Étape 3 – Dans Calendly, réserver des réunions de test à envoyer au sandbox

1. Dans Calendly, réservez une ou deux réunions de test. Les réunions planifiées créeront des enregistrements de référence dans le sandbox. Vous pouvez cloner ces enregistrements pour tester les personnalisations des flux.
2. Pour confirmer que les données d’événement de vos réunions de test s’affichent, créez un onglet pour l’objet CalendlyActions dans Salesforce. Accédez à l’onglet et view all records pour confirmer que les données de réunion sont envoyées correctement.

Étape 4 – Dans Calendly, reconnecter votre environnement de production au package v1

Reconnectez votre environnement de production à Calendly, afin que les données de réunions en direct ne soient pas perdues pendant les tests en sandbox.

1. Dans Calendly, sélectionnez disconnect pour déconnecter votre instance sandbox.
2. Sélectionnez Integrate now et connectez-vous avec vos identifiants Salesforce.

Étape 5 – Dans le sandbox, faire des copies des flux Calendly et ajouter vos personnalisations

1. Dans Salesforce, accédez à votre environnement sandbox et faites une copie des modèles dans le package géré, CreateEventTemplate et CancelEventTemplate. Apportez vos personnalisations avant d’activer les flux personnalisés et de désactiver les flux de modèle. Pour faciliter ce processus, ouvrez le sandbox et la production dans des fenêtres séparées.
   Note : Si vous avez personnalisé le OnCalendlyAction process pour qu’il s’exécute de manière conditionnelle, vous devrez intégrer cette logique conditionnelle au début de vos flux.

Étape 6 – Dans le sandbox, tester vos flux personnalisés

1. Clonez les enregistrements CalendlyAction existants, invitee.created et invitee.canceled, puis modifiez certaines parties de ces enregistrements afin de déclencher les flux dans différentes situations.
• Par exemple, vous pouvez déclencher le flux lorsqu’un invité planifie avec un e-mail qui est nouveau pour Salesforce, ou lorsqu’un invité planifie avec un e-mail qui existe déjà dans Salesforce.
• Utilisez l’onglet CalendlyActions que vous avez créé à l’étape 3.2 pour surveiller les données des réunions.

Étape 7 – Dans Salesforce, désinstaller le package Calendly non géré

Dans Salesforce, accédez à votre environnement de production et désinstallez le package Calendly non géré.

1. Recherchez Installed Packages, puis sélectionnez Uninstall à côté du package Calendly non géré. Si vous êtes invité à deactivate des flux ou des processus, faites-le.

• Plus de détails et bonnes pratiques de Salesforce sur la désinstallation d’un package.
• Une fois v1 désinstallée, vos flux actuels, personnalisations et processus seront supprimés.
• Assurez-vous que le Uninstall Status est indiqué comme Uninstall Complete avant de continuer.

Étape 8 – Dans Calendly, connecter votre environnement de production au package v2

1. Dans Calendly, sélectionnez Integrate Now pour installer le nouveau package géré. Saisissez vos identifiants Salesforce, puis sélectionnez Log In.
2. Sélectionnez allow l’accès.
3. Sélectionnez Install the Calendly package, puis sélectionnez Install for All Users. Sélectionnez done.
4. Une fois le package installé, retournez dans Calendly et sélectionnez refresh pour finaliser la connexion entre Calendly et Salesforce.
   
5. La page doit indiquer la version 2.x.

Étape 9 – Dans Salesforce, migrer et activer les flux personnalisés

1. Dans Salesforce, migrez les flux personnalisés du sandbox vers la production à l’aide des change sets. Désactivez les flux de modèle inclus dans le package.
2. Activez vos flux et automatisations personnalisés en production et laissez les modèles désactivés.

Étape 10 – Réserver une réunion de test dans Calendly

Vérifiez que vos flux fonctionnent comme souhaité en production en réservant une réunion de test.

Questions fréquemment posées