Comment synchroniser les réponses de routage de Calendly avec Salesforce
- Disponible pour:
- Propriétaires and AdministrateursLes rôles déterminent les paramètres de compte et d'équipe qu'une personne peut gérer. Votre rôle peut varier selon l'organisation, l'équipe ou le groupe.
- Forfaits:
- Teams and EnterpriseL'accès aux fonctionnalités peut varier selon votre forfait, la date de création de votre compte et les extensions éventuelles.
Calendly synchronise les réponses au formulaire d'acheminement avec Salesforce, automatise les mises à jour des contacts/leads et centralise les rapports. Cela permet également le reciblage des leads.
Cette fonctionnalité n'est pas compatible avec les organisations utilisant des formulaires Marketo, HubSpot ou Pardot. Pour synchroniser les réponses aux formulaires, utilisez plutôt leurs intégrations avec Salesforce.
Comment les réponses d'acheminement sont synchronisées avec Salesforce
Lorsqu'un formulaire d'acheminement Calendly est soumis, l'intégration Salesforce crée un enregistrement CalendlyRoutingFormSubmission et un enregistrement CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers pour chaque question posée sur le formulaire. La création de l'enregistrement CalendlyRoutingFormSubmission déclenche le flux CreateRoutingFormLeadTemplate.
Plusieurs enregistrements sont créés dans Salesforce pour chaque envoi de formulaire d'acheminement dans une seule demande d'API à l'aide de l'API composite de Salesforce, ce qui aide à éviter les limites de l'API.
Flux par défaut
Ce flux est entièrement personnalisable, mais fonctionne de la manière suivante par défaut.
- Le flux passe par les enregistrements CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers liés à CalendlyRoutingFormSubmission jusqu'à ce qu'il trouve une question portant sur le nom. Ce sera le nom du lead si le flux ne parvient pas à trouver un enregistrement correspondant à une adresse e-mail.
- Le flux passe ensuite par les enregistrements CalendlyRoutingFormQuestionsAnswers liés à CalendlyRoutingFormSubmission jusqu'à ce qu'il trouve une question sur l'e-mail. Ce sera l'adresse e-mail que le flux utilisera afin de rechercher un enregistrement correspondant et, si le flux ne parvient pas à en trouver un, ce sera l'adresse e-mail du nouveau lead.
- Si le flux ne trouve pas d'e-mail, il s'arrête, car le flux ne créera pas de lead par défaut sans adresse e-mail.
- Si le flux trouve un e-mail :
- Il recherche un contact qui correspond à l'adresse e-mail.
- Si le flux trouve un contact, il associe l'envoi du formulaire au contact en procédant à la mise à jour du champ Contact Calendly sur l'enregistrement CalendlyRoutingFormSubmission avec l'identifiant du lead.
- Si le flux ne trouve pas de contact, il crée un nouveau prospect qui appartiendra à un administrateur système actif.
- Le flux associe ensuite l'envoi du formulaire au lead en mettant à jour le champ Lead Calendly sur l'enregistrement CalendlyRoutingFormSubmission avec l'identifiant du lead.
Options avancées pour les événements acheminés dans Salesforce
Utilisez FormSubmissionsUUID pour identifier les événements routés
Le champ FormSubmissionsUUID se trouve sur l'objet CalendlyAction. Bien que cet objet et ce flux personnalisés ne se déclenchent que pour les formulaires hébergés par Calendly (et non ceux intégrés à Pardot, Marketo ou HubSpot), nous transmettons néanmoins une valeur à ce champ si l'événement a été planifié après avoir rempli un formulaire conforme à une règle d'acheminement Calendly.
Cela vous permet de personnaliser le flux CreateEventTemplate pour traiter les événements d'un formulaire différemment de ceux réservés directement via un lien Calendly en vérifiant si ce champ est nul.
Passez un identifiant Salesforce dans votre lien de formulaire d'acheminement
Pour utiliser un identifiant Salesforce dans un envoi de formulaire d'acheminement pour consulter les enregistrements existants, ajoutez "?salesforce_uuid=<ID>" à la fin de votre lien de formulaire d'acheminement. Cela stockera l'ID Salesforce dans le champ SalesforceId sur l'enregistrement CalendlyRoutingFormSubmission.
Par exemple : https://calendly.com/your_form?salesforce_uuid=123abc