Como gerenciar suas reuniões
Visão geral
Com o Calendly, é fácil gerenciar suas reuniões a partir da página Reuniões. Este artigo abordará como visualizar, cancelar ou reagendar suas reuniões. Nesta página, você também pode adicionar uma nota interna, marcar seu convidado como não comparecimento e exportar suas reuniões.
Antes de começar
- Proprietários, administradores e administradores do grupo podem gerenciar as reuniões de outros usuários usando o menu suspenso Meu Calendly.
- Você pode permitir que os convidados cancelem ou reagendem suas reuniões incluindo esses links nos e-mails de confirmação. Saiba como personalizar essas notificações.
- Se você usa um Google Agenda ou a Office 365 / Outlook.com Agenda, você pode ativar a sincronização de agenda para cancelar ou reagendar reuniões do Calendly diretamente na sua agenda.
Ver suas reuniões
Para ver suas reuniões agendadas, acesse a página Reuniões.
Por padrão, você verá Próximas reuniões. Você pode trocar de abas para ver:
- Passado - Reuniões que já aconteceram
- Intervalo de datas - Reuniões dentro de um período de tempo específico
Use Filtro para refinar seus resultados.
Selecione uma reunião para ver detalhes, incluindo informações de contato do convidado, local da reunião e respostas do formulário.
Cancelar uma reunião
- Vá para a página Reuniões.
- Selecione a reunião.
- Selecione Cancelar.
- (Opcional) Adicione uma mensagem de cancelamento.
- Selecione Sim, cancelar para confirmar.
A reunião foi cancelada e seu convidado recebe um e-mail de notificação.
Notas de cancelamento (desktop)
- Eventos de grupo: Ao cancelar a reunião, ela é removida para todos os convidados. Para remover um único convidado, selecione os três pontos ao lado do nome dele e, em seguida, Remover convidado.
Reagendar uma reunião
Você pode reagendar uma reunião para o seu convidado. Se você estiver em um plano pago, você pode cancelar a reunião e enviar um e-mail ao seu convidado para escolher um novo horário.
- Vá para a página Reuniões.
- Selecione a reunião.
- Selecione Reagendar.
- Escolha como você gostaria de reagendar:
- No plano Free, você será direcionado diretamente para a página de agendamento para selecionar um novo horário.
- Nos planos pagos, você pode:
- Compartilhar novos horários para reunião – Cancele a reunião atual e envie-lhes um e-mail para que escolham um novo horário. Você pode personalizar a mensagem e adicionar um lembrete se seu convidado não agendou em 1, 3 ou 7 dias.
- Reagendar reunião agora – Escolha um novo horário para o seu convidado.
A reunião original é cancelada ou atualizada, e seu convidado é notificado.
Notas de reagendamento (desktop)
- Eventos de grupo: Você pode reagendar um convidado por vez. Selecione os três pontos ao lado do nome deles, em seguida Reagendar convidado.
- Eventos Rodízio: Ao reagendar, você será solicitado a manter a atribuição do Rodízio ou escolher um membro específico da equipe como organizador.
- Outros tipos de evento: Para alterar o organizador, cancele a reunião e agende uma nova.
Adicionar notas internas da reunião
Você pode adicionar notas internas da reunião a qualquer evento agendado pelo Calendly. Essas notas são visíveis apenas para o(s) organizador(es) da reunião.
- Vá para a página Reuniões.
- Selecione a reunião.
- Selecione a guia Notas (ou Adicionar notas da reunião).
- Selecione a área Suas notas para abrir o editor.
- Digite suas notas.
- Selecione Salvar alterações (ou Atualizar).
Marcar seu convidado como não comparecimento
Você pode marcar um convidado como não comparecimento após uma reunião para interromper os Fluxos de trabalho de acompanhamento ou acionar Fluxos de trabalho de reagendamento por não comparecimento. Saiba mais sobre não comparecimentos.
Exportar suas reuniões
Precisa de uma lista das suas reuniões? Você pode exportá-las como um arquivo CSV a partir da página Reuniões. Obtenha instruções passo a passo aqui.