Cómo administrar tus reuniones
Resumen
Con Calendly, es fácil gestionar sus reuniones desde la página Reuniones. Este artículo explica cómo ver, cancelar o reprogramar sus reuniones. Desde esta página también puede añadir una nota interna, marcar a su invitado como Ausente y exportar sus reuniones.
Antes de comenzar
- Los Propietarios, Administradores y Administradores de grupo pueden gestionar las reuniones de otros usuarios usando el menú desplegable Mi Calendly.
- Puede permitir que los invitados cancelen o reprogramen sus reuniones incluyendo esos enlaces en los correos electrónicos de confirmación. Aprenda a personalizar esas notificaciones.
- Si utiliza Google Calendar o Office 365 / Outlook.com Calendar, puede activar la sincronización del calendario para cancelar o reprogramar las reuniones de Calendly directamente desde su calendario.
Ver sus reuniones
Para ver tus reuniones programadas, ve a la página Reuniones.
Por defecto, verás las Próximas reuniones. Puedes cambiar entre pestañas para ver:
- Pasado - Reuniones que ya han ocurrido
- Rango de fechas - Reuniones dentro de un período de tiempo específico
Usa Filtro para limitar tus resultados.
Selecciona una reunión para ver los detalles, incluida la información de contacto del invitado, la ubicación de la reunión y las respuestas del formulario.
Cancelar una reunión
- Vaya a la página Reuniones.
- Seleccione la reunión.
- Seleccione Cancelar.
- (Opcional) Añada un mensaje de cancelación.
- Seleccione Sí, cancelar para confirmar.
La reunión está cancelada y su invitado recibe un correo electrónico de notificación.
Notas de cancelación (escritorio)
- Eventos grupales: Al cancelar la reunión, se elimina para todos los invitados. Para eliminar a un solo invitado, seleccione los tres puntos junto a su nombre y luego Quitar invitado.
Reprogramar una reunión
Puede reprogramar una reunión para su invitado. Si tiene un plan de pago, puede cancelar la reunión y enviar un correo electrónico a su invitado para que elija una nueva hora.
- Ve a la página Reuniones.
- Selecciona la reunión.
- Selecciona Reprogramar.
- Elige cómo quieres reprogramar:
- En el plan Free, irás directamente a la página de reserva para seleccionar un nuevo horario.
- En los planes de pago, puedes:
- Compartir nuevos horarios para reunirse – Cancela la reunión actual y envíales un email para que elijan un nuevo horario. Puedes personalizar el mensaje y añadir un recordatorio si tu Invitado no ha reservado en 1, 3 o 7 días.
- Reprogramar la reunión ahora – Elige un nuevo horario para tu Invitado.
La reunión original se cancela o se actualiza, y tu Invitado es notificado.
Notas de reprogramación (escritorio)
- Eventos grupales: Puedes reprogramar a un Invitado a la vez. Selecciona los tres puntos junto a su nombre y luego Reprogramar Invitado.
- Eventos rotatorios: Al reprogramar, se te pedirá que mantengas la asignación rotatoria o que elijas a un miembro específico del equipo como organizador.
- Otros tipos de evento: Para cambiar al organizador, cancela la reunión y programa una nueva.
Añadir notas internas de la reunión
Puede añadir notas internas de la reunión a cualquier evento programado a través de Calendly. Estas notas solo son visibles para el organizador o los organizadores de la reunión.
- Vaya a la página Reuniones.
- Seleccione la reunión.
- Seleccione la pestaña Notas (o Añadir notas de la reunión).
- Seleccione el área Sus notas para abrir el editor.
- Escriba sus notas.
- Seleccione Guardar cambios (o Actualizar).
Marcar a su invitado como Ausente
Puede marcar a un invitado como Ausente después de una reunión para detener los flujos de trabajo de seguimiento o activar los flujos de trabajo de reprogramación para Ausente. Obtenga más información sobre los Ausentes.
Exportar sus reuniones
¿Necesita una lista de sus reuniones? Puede exportarlas como un archivo CSV desde la página Reuniones. Obtenga instrucciones paso a paso aquí.